La sauvegarde administrative : votre back-up numérique

La sauvegarde administrative est le fait de regrouper, scanner, photocopier et organiser tout l'administratif de votre vie quotidienne. Enregistrer le tout sur une petite clé USB permet d'avoir une sauvegarde compacte de tous vos documents importants. C'est votre résilience administrative. 

Dans l'univers survivaliste, il existe une préparation peu connue, peu discutée et peu réalisée par la plupart des gens, sans doute due à cette phobie française de la paperasse. La sauvegarde administrative est pourtant une préparation très importante. Cet article vous explique tout.

Comment une petite clé USB remplie de vos documents importants est une excellente stratégie de résilience administrative. 

le but d'une sauvegarde administrative 

Oui dans l'univers de la résilience, l'administratif est un sujet beaucoup moins attrayant que les pages traitant d'autonomie en eau, en énergie ou autre, cependant pour quelques euros et quelques heures, vous gagnerez une certaine tranquillité d'esprit de vous être attelé à cette tâche une bonne fois. Voici les raisons de consacrer un peu de temps à votre résilience numérique :

En cas de catastrophe

Éviter de tout perdre en cas de catastrophe : inondation, incendie, tempête ou évacuation forcée (Alerte CEVESO, etc.) sont autant de scénarios où vous risquez de devoir évoluer sans les documents qu'on vous demande régulièrement. 

Or, glissé dans votre sac d'évacuation, ce back-up numérique vous permet de faciliter grandement toutes vos démarches administratives pour revenir à une vie normale. Et même, de conserver une partie de vos souvenirs.


En cas de vol

Plus courant (malheureusement), en cas de cambriolage ou de vol de votre portefeuille / sac à main, vous serez autant pris de cours. On peut aussi envisager la confiscation de vos documents par une autorité étrangère lors d'un séjour.


Faire marcher les assurances plus rapidement

Vous vous doutez bien qu'il est préférable d'avoir sous les yeux vos différents contrats, documents, identifiants, numéros personnels que de ne plus avoir toutes ces infos. Vous gagnez un temps phénoménal (pas de longues explications au téléphone, pas de rendez-vous sur place, etc.).

Aussi, si des centaines de personnes subissent une rupture de normalité au même moment (inondation) vous imaginez bien que les compagnies d'assurance sont débordées. 


La valeur inestimable des souvenirs de famille

Quand les gens perdent tout dans une catastrophe, au-delà des biens matériels, c'est la perte des souvenirs de familles qui blessent le plus. Le risque est de perdre les photos de famille et ne plus avoir la moindre trace de vos moments précieux ou encore le moindre souvenir physique de vos arrières grands-parents.

En effet, nos souvenirs font partie de notre quotidien : Cela va des photos accrochées aux murs, les albums photo de famille jusqu’à vos lettres, en passant le carnet de recettes de cuisine qui traverse les générations.

Bref des traces physiques de toute histoire, des choses précieuses qu’il vaut mieux sauvegarder.  


Rebondir rapidement

C'est l’essence même de la résilience : vous venez de subir un coup dur, mais il faut se remettre sur pied le plus rapidement possible. Ce back-up (sauvegarde) permet de reconstruire plus facilement votre vie administrative après un bouleversement. 

Si la plupart de ces documents sont enregistrés sur les registres nationaux des différents organismes, vous vous doutez bien que les démarches vont être bien plus rapide avec une copie des documents, vos numéros de contrat et vos références sous les yeux.

Vous pouvez vous épargner des longues files d'attentes et de nombreux rendez-vous. Donc vous économisez du temps, de l'énergie et de la patience.

Ainsi, malgré l'existence de différents registres, il est de notre responsabilité, dans une optique résiliente, de conserver une sauvegarde de certaines données personnelles.

Comme toujours, il ne faut pas se reposer à 100% sur l'aide d'autrui, car on se retrouve alors dépendant de leur volonté, leurs compétences et du temps qu’ils ont à nous consacrer.


Aussi pour le quotidien

Une numérisation de vos documents est également très pratique au quotidien : Vous avez toujours des justificatifs à fournir, le plus souvent votre carte d'identité. Avec cette sauvegarde, vous êtes plus réactif, car vous disposez de documents prêts à envoyer.

Et avouez: savoir que vous n'allez pas devoir fouiller vos papiers, faire des photocopies puis les ranger est un soulagement, n’est-ce pas ?



Comment faire votre back-up administratif ?


Le matériel nécessaire

Vous l'aurez compris, la sauvegarde administrative passe par la numérisation vos documents, il vous suffit d'avoir un ordinateur et une imprimante scanner photocopieuse. 

L'autre solution si vous n'avez pas accès à un scanner, est d'utiliser des applications smartphone gratuites telles que Genius scan (plutôt pour les documents) ou  Google PhotoScan (spécialisé pour les photos). Les deux existent sur Android et IOS.


La bonne organisation

Si vous êtes bien organisé, cela ne prends que quelques heures pour tout numériser. 

  1. Commencez par brancher une clé USB vierge sur votre ordinateur.
  2. Ouvrez-là et créez-y un dossier pour bien isoler votre sauvegarde des choses qui pourraient s'ajouter par la suite sur votre clé.
  3. Pour l'arborescence des sous-dossiers, nous avons classé comme cela :
    - Des dossiers communs à tout le monde : carnet d'adresse, souvenir de famille, photos et facture de nos biens, photos récentes et logiciels.
    - Un dossier "Administratif" par membre de la famille. Celui-ci se décompose en 3 sous dossiers (documents de l'année en cours, documents administratifs importants et les documents médicaux). Bien sûr, vous pouvez vous organiser comme vous le voulez (Dissocier identité, banque, voiture, impôts etc)
  4. Regroupez ensuite tous vos documents importants papier, carte identité, passeport, etc.) et faites des scans. 
  5. Ensuite, numérisez, renommez et classez au fur et à mesure chaque document pour vous y retrouver facilement. 
  6. Après cela, vous pouvez alors créer autant de copies que vous le souhaitez, sur d'autres clé USB.  
  7. Remarque : Pour des raisons de sécurité il vaut mieux ne rien laisser dans votre ordinateur/smartphone. Effacez toutes traces de ces scans et videz la corbeille.

Sur cette dernière image, mon organisation pour les 3 sous-dossiers par membre de famille. Le dossier portant la date de l'année contient les documents qui se "périment" d'année en année.

Typiquement, les attestations d'assurance scolaire des enfants, carte de mutuelle, les attestations fiscales. Ainsi chaque année (vers septembre) il est facile de créer le nouveau dossier en se servant de celui de l'année passée comme modèle.


Les formats de numérisation

Privilégiez des numérisations fidèles au originaux: 

  • En couleur (certains organismes refusent le noir et blanc)
  • Dans de formats universels et comprimés: PDF (documents) et JPEG (vos photos): Ces formats sont lisibles sur tous les ordinateurs. Le fichier TXT est également universellement reconnu pour sauvegarder du texte (votre répertoire téléphonique par exemple)
  • Si vous savez le faire, arrangez vous pour mettre les recto et verso sur la même feuille. Pour cela il faut scanner l'un puis l'autre et coller dans un 3ème document que vous imprimez de nouveau en PDF. Sinon, faites 2 feuilles.
  • Pour les photos, si vous avez les formats numériques, préférez-les aux scans: Elles seront de meilleures qualités et moins lourdes.


Faut-il mettre à jour votre sauvegarde administrative ?

La réponse est oui, vous devez actualiser cette sauvegarde au fil des évolutions :

  • Certains documents sont à mettre à jour tous les ans : Carte de mutuelle, assurances...
  • D'autres sont à faire à certains intervalles : (Identité tous les 10 ans....)
  • Et puis il y a les nouveaux qui arrivent au gré de la vie


Donc une petite mise à jour annuelle est l'idéal.

C'est le fameux dossier "2020 - 2021" dont je vous ai parlé tout à l'heure par exemple.


QUoi sauvegarder ? 

Administratif (Un dossier par membre de famille, animaux compris)
Documents importants
  • Pièce d'identité
  • Passeports
  • Permis de conduire
  • Livret de famille
  • Acte de naissance, de mariage
  • justificatifs de propriété et/ou de vente
  • Documents de justice
  • Pièces de divorce
  • Contrats de travail
  • Fiches de paie 
  • Numéros de comptes bancaires et RIB
  • Assurance (voiture, maison, assurance vie, etc.).
  • Détention d'arme
  • Diplômes scolaires (brevet, BAC, BTS, CAP, licence, certifications, etc.).
  • Attestations de secourisme (AFPS, PSC1, etc.).
  • Brevets sportifs (natation, saut en parachute, plongée, etc).
  • Factures importantes


Médical et santé
  • Cartes vitales + attestations papiers
  • Mutuelle 
  • Dossiers médicaux + historique de chacun
  • Carnets de santé + vaccination
  • Cartes de groupe sanguin

 

Carnet d'adresse et répertoire téléphonique

Parce que la sauvegarde administrative ne concerne pas que les institutions, mais surtout vous, il est important d'inclure des éléments personnels.

Imaginez, comment allez-vous prévenir vos proches ou prendre des nouvelles de votre famille dans en le plus de besoin ? A minima vous devrez garder :

  • Adresse, nom, numéros de téléphones, adresse mail, réseau sociaux de tous vos proches. 
  • Numéros importants (assureur, notaire, avocat, médecin de famille, centre antipoison régional, etc.) 

Il n'y a pas si longtemps, nous avions tous un carnet d'adresse papier. De nos jours, nous faisons une confiance aveugle au répertoire de nos téléphones.

Il existe certes des sauvegardes informatiques en ligne (cloud, drive, dropbox), mais encore faut-il avoir accès à internet pour pouvoir récupérer ces informations. Qui connait encore des numéros de téléphone par cœur ? 

Voici les méthodes pour récupérer rapidement la totalité de votre répertoire :

Une fois cela fait il suffit de remplacer l'extension du fichier "csv" par "txt" pour le rendre accessible depuis n'importe quel ordinateur. Je vous préviens, ce n'est pas très joli (les infos sont séparées par des points virgules), mais c’est plus rapide que tout saisir manuellement !


Souvenirs
  • Album photos de familles 
  • Vidéos souvenirs 
  • Carnet de recettes de cuisine
  • Vieilles lettres ou cartes postales 
  • Les mémoires du grand-père, etc.


Note : Décrochez tous les cadres aux murs et scannez les photos. Généralement ce sont les plus importantes. 


Photos et factures des biens de valeurs

Pensez à photographier vos biens de valeurs et faites des scans de leurs factures afin de faire marcher l'assurance si nécessaire. 


Photos récentes de tout le monde

Afin de faciliter d'éventuelles recherches ou tout simplement parce que vous aimez en conservez près de vous, pensez à ajouter de photos récentes de ses proches et de vos animaux de compagnie


Logiciels

Enfin, il est bon d'ajouter également les différents logiciels. Nus vous invitons à consulter portableapps.com qui fourmille de logiciel que vous exécutez directement depuis votre clé USB, sans installation. Nous en recommandons deux permettant de lire les documents, de votre sauvegarde administrative depuis n'importe quel ordinateur.

  • Visionneuse PDF (PDF-XChange Editor par exemple)
  • Lecteur vidéo / audio de type VLC
  • Notepad++ au cas où vous n'arrivez pas à lire les fichiers txt
  • Etc.


Le choix du support numérique

Les avantages d'un support numérique sont particulièrement intéressants :

  • Taille ridicule du support 
  • Quantité de données stockées incroyable
  • Grande facilité de faire des back-up et des copies afin de les décentraliser. Il suffit de faire un copier-coller et vous voilà avec une seconde copie de votre sauvegarde administrative.



Clé USB

C'est le plus économique, compact et fiable pour conserver votre sauvegarde administrative. De nos jours, vous avez des clés USB de 32 gigas pour moins de 15 euros. À ce prix, ça vaut le coup de se faire plusieurs sauvegardes administratives pour les répartir ici et là.

Une dans le sac d'évacuation, une chez vos parents ou chez un proche de confiance, une dans votre coffre-fort ou dans un coffre à la banque, etc. 

Personnellement, j'ai pris un lot de 3 de clé Kingston. Ces clés sont solides (pas de plastoc), très plates et faciles à dissimuler.  

C'est aussi une bonne clé solide de tous les jours. Parfaite en EDC (Every Day Carry = ce que vous portez tous les jours avec vous). J'en ai une sur mon porte-clé. Non pas pour le transport de fichiers administratifs, mais pour récupérer ou transférer des documents ici et là en visitant des amis. 

Thomas conserve quand même une partie de ses documents sur la clé USB de son trousseau de clefs: A l'aide de PdfCreator, il a regroupé plusieurs documents dans un seul pdf qu'il protège par un mot de passe. Le pdf noyé parmi d'autres, porte un nom discret... 


Disque Dur portable / SSD

Les disques dur classiques (HDD) possèdent un bras articulé qui se déplace et grave un disque. C'est un mécanisme assez fragile, pas vraiment prévu pour être malmené. Une chute et c'est fini. Je déconseille de partir sur ce type de support.

En revanche, la marque ADATA propose un modèle (HD710 pro) antichoc (protection triple couche aux normes militaires) et étanche IP68. C'est du bon matos.

De plus, le câble se range de façon très pratique en le clipsant autour du disque, sur sa coque caoutchouc (modèle que je possède depuis des années, en bleu sur mes photos). 

Cette solution est plus adaptée si vous avez besoin de beaucoup de place de stockage (typiquement, de nombreux films de vacances ou mariage en HD, etc.).


Les disques SSD sont eux plus petits, mais surtout n'ont pas de pièces mobiles à l'intérieur. C'est de la mémoire flash. Des puces comme dans une clé USB. Ainsi en cas de choc (mieux vaut éviter quand même) le disque risque moins d'être endommagé.

Il existe également des modèles étanches pour une meilleure protection de vos données.

Pour de l'archivage pur, il semblerait que les HDD soient plus sûr que les SSD.


Astuce : Personnellement, j'aime rajouter une protection antichoc autour de mes disques dur. Un bout de mousse découpé dans un vieux morceaux de tapis de sol que j'enroule autour du disque dur. Puis, un tour de duct-tape pour tenir le tout. Je laisse dépasser volontairement 4 ou 5 cm de mousse. Cela crée un rangement très pratique pour contenir le câble USB du disque dur. 


Carte mémoire SD / Micro SD

Bien entendu, votre sauvegarde numérique peut aussi être stockée sur des supports encore plus petits qu'une clé USB. Perso, je trouve ça trop petit justement et trop facile à perdre. 


Cloud, Drives et autres lieux dématérialisés

Il est également possible de stocker des documents sur des drives. L'avantage est d'y avoir accès partout dans le monde, même si vous n'avez pas votre clé USB sur vous. Encore faut-il bien vous souvenir de vos identifiants (encore et toujours...).

Oui, il existe des interrogations sur la vulnérabilité des documents ainsi stockés face à des attaques pirates, ou même sur le respect de la confidentialité des hébergeurs. Il appartient à chacun d'avoir un avis sur la question.

Pour ma part, lorsque je pars à l'étranger, je fais une copie des documents les plus utiles au cas où sur un drive. Je n'utilise pas celui de mon compte principal, car si on vole mon téléphone, il est possible d'y accéder beaucoup plus facilement et en ayant en prime, mon téléphone, mes contacts, mes emails etc.

Bref, je ne mets pas tous mes œufs numériques dans le même cloud.

Citons parmi les mammouths du secteur gratuit: Google drive et OneDrive. Mais il y a pCloud qui semble plus prometteur sur le point de vue de la sécurité.

 

Décentralisation et redondance : Les clés de votre résilience administrative

Une fois tous vos documents importants numérisés, il est alors extrêmement facile de faire des copies. Cela ne prends que 2 minutes pour tout copier - coller sur un support numérique.

Comme une clé USB ne coûte  pas grand-chose, avoir de la redondance de supports permet d'en répartir ici et là et de décentraliser votre sauvegarde survivaliste. Ainsi il est conseillé d'avoir plusieurs clés USB, contenant exactement les mêmes documents. Cela permet de répartir géographiquement votre sauvegarde administrative.


La clé USB dans le sac d'évacuation

Imaginez, le pire scénario. La maison est en feu ou les secours vous demandent d'évacuer immédiatement. Peu importe la raison, vous n'avez qu'une minute. Le temps de saisir les gamins, les animaux de compagnie, et zou !

C'est pour avoir une chance de ne pas partir a poil que les gouvernements conseillent a leurs citoyens d'avoir un sac d'évacuation tout le temps prêt à partir. Les survivalistes ont bien compris l'intérêt de sac appelé BOB (Bug Out Bag) dans le jargon. 

Mettre une clé USB de vos données personnelles dans votre sac d'évacuation vous permet de conserver sur vous votre vie administrative.

Si pour une raison ou une autre vous perdez votre domicile (inondation, incendie) ou vous ne pouvez plus revenir chez vous (zone de conflit, accident industrielle dangereux), vous avez quand même de quoi relancer plus facilement toutes vos démarches administratives.  


La clé USB décentralisée

Décentralisez l'une de vos clés chez un parent ou un proche. Dans l'hypothèse où votre domicile est réduit en cendre par un incendie, vous aurez toujours accès à cette solution de secours. 

Si jamais vous avez un coffre en banque, cela peut aussi être une option. 

Au cas où vous avez un point de chute de prévu, c'est aussi un endroit ou y laisser de façon sécurisée une USB.


Protection des données numériques


Chiffrage, ou cryptage des données numériques ?

Evidement cette sauvegarde administrative créé un nouveau risque: Rassembler tous vos documents sur une clé, et la laisser tomber entre de mauvaises mains (usurpation d'identité). Se pose alors la question légitime de protéger l'accès à ces données

C'est un choix. Protéger vos données  va permettre d'empêcher l'accès à vos données personnelles à monsieur tout le monde. Cependant, un bon pirate peut cracker certains cryptages de faible niveau.

Aussi, en cas de situation de stress, allez-vous vous souvenir de la manipulation à faire pour accéder a vos données? Et si vous n'êtes pas en état, votre conjoint sait le faire?

Autre points: Certains antivirus bloquent les système de cryptage portable, vous n'arriverez donc pas à accéder à vos documents.

À vous de calculer mais, personnellement, je le déconseille. Faire tout ce travail et ne pas pouvoir accéder a vos données à cause d'un logiciel de sécurité qui pose problème, c'est quand même dommage. Je mise plutôt sur la taille ridicule d'une clé USB qui peut être très facilement dissimulée ("Pas vu, pas pris") et cachée chez vous ou chez un proche.

Par contre si vous avez cela sur le trousseau de clé que vous trimbalez partout, oui, protégez tout ça!


Protection face aux éléments

Une clé est assez rustique, on évitera néanmoins de la plonger dans la flotte. Or, un contexte d'évacuation est souvent synonyme de conditions hors normes. Peut-être aller vous patauger dans une inondation, ou encore allez-vous devoir marcher sous une pluie battante, etc.

  • La marque Corsair fait aussi une sympathique clé USB étanche et antichoc. Cette dernière est déclinée dans toutes les capacités : 16GB, 32GB, 64GB, 128GB, 256GB, 512GB et même 1To! Sauf si vous stocker de la vidéo souvenir, une petite de 32GB fait largement l'affaire. C'est du bon matos. J'en ai une dans mon sac d'évacuation et une autre qui me suit partout depuis des années. Aucuns problèmes avec.
  • En système D, vous pouvez protéger une clé USB de l'eau, de l'humidité ou des chocs dans un petit tube étanche (les vielles boites de pellicules photos, tube de comprimés effervescents, etc.). 
  • Les ziplocks et autres sacs congélation trouvent vite leurs limites, car ils s'usent vite.

 

Photocopies papier

Quitte à jouer du scanner, tant que le document est dans l'appareil, profitez en pour imprimer quelques exemplaires des documents les plus importants (carte identité, passeport, groupe sanguin, etc.). Placez le tout dans une pochette étanche, dans votre sac d'évacuation. En cas d'oubli, de perte ou de vol des originaux, vous aurez quand même un back-up papier à montrer si besoin.


CONCLUSION

Eh oui, c'est loin d'être un sujet sexy et cela semble pénible à effectuer surtout si vous n'avez pas une bonne organisation de base et que tous vos documents ne sont pas bien classés. Il faut voir ces quelques heures comme un investissement à long terme.

Une fois que votre sauvegarde administrative est faite, plus besoin d'y revenir (ou alors une fois par an pour mettre à jour quelques documents). 

En revanche, dans le cas où votre phobie administrative l'emporte et que vous décidez de ne rien faire, c'est votre choix. Cependant, je dois vous rappeler qu’en dehors de toute notre paperasse, le plus important reste encore vos souvenirs de famille.   


Si vous avez des questions, la zone commentaire ci-dessous est à vous.


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2 commentaires sur “La sauvegarde administrative : votre back-up numérique”

  1. Merci pour cet article complet. Je me permettrai d’ajouter que si l’on a les moyens d’investir dans une clé usb cryptée, je le recommande fortement car en cas de perte, votre backup devient une grosse faille de sécurité pour vous (usurpation d’être d’entité,…)

    1. Thomas - Mouton Résilient

      Effectivement Par contre nous conseillons vraiment d’utiliser un mot de passe dont vous êtes certain de vous souvenir dans le temps et sous le stress. Attention également aux antivirus qui bloquent (ou pire suppriment) certains logiciels de cryptage)

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